SafeQ: полный контроль над офисной печатью

27.02.2010

Xerox объявляет о начале продаж терминала серии UltraLight, предназначенного для развертывания систем SafeQ с базовым функционалом и встроенными терминалами, использующими в качестве пользовательского интерфейса панель управления МФУ Xerox с поддержкой технологии EIP. Таким образом, с запуском новых видов терминалов становится доступен самый широкий спектр возможностей для оптимизации офисного документооборота посредством ПО.

Сервер SafeQ, контролирующий и распределяющий печатные работы в корпоративной сети, призван дополнить и расширить возможности многофункционального офисного оборудования. Наряду с этим SafeQ помогает обеспечить необходимый уровень безопасности документооборота, минимизировать затраты и эффективнее управлять печатью.

  • Каждый десятый отпечатанный в офисе лист бумаги отправляется в корзину
  • Внедрение комплекса SafeQ позволяет снизить расходы на печать на 15–20 %

Отказ от локальных принтеров в пользу МФУ объясняет особую специфику работы пользователей: предъявляются дополнительные требования к системе печати. Появляется необходимость обеспечить защиту персональных и конфиденциальных документов, сгладить пиковые нагрузки на оборудование, оптимизировать использование МФУ, сократить объемы избыточной печати, провести комплексную оценку объемов печати конкретных пользователей и групп, разграничить права доступа к парку оборудования.

Решение YSoft поможет навести порядок в учете печатных работ. Каждая отпечатанная страница будет учтена за конкретным пользователем, а функция Follow-me исключит ошибочное печатание массы документов. По оценкам компании Xerox, примерно каждый десятый отпечатанный лист оказывается в корзине для мусора, так как был распечатан по ошибке. Активация функции Follow-me снимает и проблему очереди. Если отправить работу на устройство, которое в настоящий момент выполняет объемное задание по печати или копированию, можно подойти к любому свободному аппарату и, после авторизации, напечатать свою работу. В целом внедрение комплекса SafeQ позволяет компаниям снизить расходы на печать на 15–20 %.

SafeQ может служить также инструментом аналитического учета и мониторинга используемого оборудования. Каждое печатное устройство в офисе, вне зависимости от фирмы производителя, формирует прозрачный отчет использования оборудования. SafeQ отслеживает все работы печати, проходящие через сервер, анализирует их по различным параметрам и публикует результаты в наглядной форме. Так, например, можно с легкостью определить, какой сотрудник больше всех печатает или какое МФУ практически не используется, в то время как другие машины испытывают предельные нагрузки. Мониторинг загруженности аппаратов может быть использован для дальнейшей оптимизации печатной среды.

«Одно из самых больших преимуществ SafeQ – удобная функция защищенной печати, блокирующая отправленные на принтер работы до тех пор, пока пользователь не разрешит печать при помощи авторизации своей смарт-карты через терминал доступа, – говорит Дмитрий Чернов, менеджер по маркетингу продукции Xerox Россия. – Согласно недавно проведенным маркетинговым исследованиям, более ¾ ИТ-руководителей оценивают проекты по обеспечению безопасности как самые приоритетные для их организаций. Как результат, возрастает количество пользователей, осознавших угрозу информационной безопасности, исходящей от печатающих устройств. Поэтому решение SafeQ, предложенное нами, удовлетворяет всем самым высоким требованиям к безопасности документооборота. Оно уже сейчас действует у многих из наших клиентов» - добавляет Дмитрий Чернов.

Востребованным инструментом для школ, вузов и копи-салонов может стать функция кредитной системы. Она дает возможность установить кредит печати для каждого авторизованного пользователя, и при этом отслеживает все изменения учетной записи. Для пополнения кредитов можно использовать веб-интерфейс или специальную программу. Интеграция сервера и терминалов SafeQ создает полноценную инфраструктуру для различных целей и задач, с возможностью выбора самых разнообразных опций. Это позволит настроить систему для точного соответствия ее возможностей всем потребностям и целям организации.