Документооборот в IBT-PepsiCo

Задача

Установка и настройка системы DirectumRX для автоматизации работы с документами внутри компании: быстро и удобное согласование документов, быстрый поиск и надежное хранение информации.

Дата запуска:

2019 г.

О проекте:

Случается, что с ростом бизнеса растут и проблемы. Становится сложно помнить обо всех текущих процессах связанных с документами. Процесс согласования договоров затягивается, поиск документов превращается в невыполнимую задачу, а говорить о контроле работы коллектива и вовсе не приходится.

Документооборот в IBT-PepsiCo


Весной 2019 года в «Micros Development» обратился начальник IT-департамента главного офиса компании «INTERNATIONAL BEVERAGES TASHKENT» в Ташкенте. Компания имеет главный офис и несколько заводов по всему Узбекистану. За несколько лет, в компании накопилась большое количество документов, а компания разрослась новыми сотрудниками и связями из-за чего возникли следующие проблемы:

  • затянутый процесс согласования договоров и внутренних документов;
  • потеря документов и их долгий поиск;
  • отсутствие единого хранилища.
Так как продукт для нас был новым, мы обратились за помощью к вендору. Была проведена трёхсторонняя встреча в ходе которой была продемонстрирована система. Больше всего заказчика заинтересовала возможность хранения истории по документам, процесс согласования и подписания внутренних документов электронной подписью (ЭП).

В «INTERNATIONAL BEVERAGES TASHKENT» понимали важность этого актива и поэтому тоже решили навести порядок в работе с документами.

Как мы внедряли DirectumRX

Перед началом внедрения и настройки мы расспросили клиента о том, чего он ждёт от работ. Клиент предпочел сокращенный тип внедрения. Получились задачи:

  • Совместно настроить структуру компании;
  • Объяснить как перенести и адаптировать, под возможности системы, регламенты согласования документов;
  • Совместно создать шаблоны документов с автоподстановкой необходимых реквизитов и электронной подписи (ЭП).
Совместно были подготовлены документы “Положение об электронном документообороте” и “Приказ о начале внедрения DirectumRX” для юридического подкрепления того, что документация и ее согласование будут проходить через систему электронного документооборота DirectumRX.

Мы составили и согласовали план действий. Расскажем о каждом этапе подробнее.

Установка системы

Так как конфиденциальность внутренней информации является для заказчика первостепенной, система была установлена локально на сервере, с использованием базы данных PostgreSQLВ поставку были включены следующие модули: делопроизводство, договоры, мобильное приложение Jazz.

Настроили структуру

Совместно с администратором мы схематично изобразили структуру компании и перенесли её в систему.

Настроили регламенты согласования

Для настройки регламентов согласования , необходимо определить важные параметры.
Важны следующие характеристики:

  • Последовательность: каждый согласовант должен вступать в процесс на определенном этапе;
  • Сроки: на каждом этапе есть свои сроки нарушение которых может повлиять на производственные и административные процессы;
  • История: каждое действие должно быть сохранено в истории документа для выявления ответственного за нарушение;

Заключение

На данный момент в системе работает более 40 сотрудников, все документы создаются, согласовываются и подписываются в электронном виде, это исключает возможность их потери и невыполнения поручений в срок.

ПОНРАВИЛСЯ ПРОЕКТ? ЗАПРОСИТЕ КОНСУЛЬТАЦИЮ,
И МЫ УСПЕШНО РЕШИМ ВАШУ ЗАДАЧУ!

Последние работы

Межведомственный аппаратно-программный комплекс «Единая национальная система труда»
2020
Начиная с 1 января 2020 года в стране вводится электронная трудовая книжка. Она обеспеч...
КОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ OOO «СамАвто»
2020

Основная цель внедрения корпоративного портала: накопление клиентской базы путем подключения р...

ЭНТЕРПРАЙЗ АО «УЗТРАНСГАЗ»
2020

АО «УЗТРАНСГАЗ» — одна из крупнейших энергетических компаний в Республике Узбекистан, занимающ...

КОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ OOO «SMART TECHNOLOGY SYSTEMS»
2020

ООО «SMART TECHNOLOGY SYSTEMS» занимается продажей и монтажом оборудования для видеонаблюдения...

КОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ «MEROS-SYNERGY»
2020

Основная цель внедрения корпоративного портала: накопление клиентской базы путем подключения р...

КОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ АК «УЗАВТОСАНОАТ»
2019

АК «Узавтосаноат» — единственный производитель полного спектра легковых автомобилей и ком...

СП OOO "YUQORICHIRCHIQ METALL INVEST"
2019
ООО «YUQORICHIRCHIQ METALL INVEST» является абсолютно новым предприятием по производству медных шин с...
КОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ ООО «ALLIANCE DEVELOPMENT»
2019

ООО «ALLIANCE DEVELOPMENT...

КОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ АО «O’ZLITINEFTGAZ»
2019

Основная цель внедрения корпоративного портала: накопление клиентской базы путем подключения р...