Документооборот в IBT-PepsiCo

Задача

Установка и настройка системы DirectumRX для автоматизации работы с документами внутри компании: быстро и удобное согласование документов, быстрый поиск и надежное хранение информации.

Дата запуска:

2019 г.

О проекте:

Случается, что с ростом бизнеса растут и проблемы. Становится сложно помнить обо всех текущих процессах связанных с документами. Процесс согласования договоров затягивается, поиск документов превращается в невыполнимую задачу, а говорить о контроле работы коллектива и вовсе не приходится.

Документооборот в IBT-PepsiCo


Весной 2019 года в «Micros Development» обратился начальник IT-департамента главного офиса компании «INTERNATIONAL BEVERAGES TASHKENT» в Ташкенте. Компания имеет главный офис и несколько заводов по всему Узбекистану. За несколько лет, в компании накопилась большое количество документов, а компания разрослась новыми сотрудниками и связями из-за чего возникли следующие проблемы:

  • затянутый процесс согласования договоров и внутренних документов;
  • потеря документов и их долгий поиск;
  • отсутствие единого хранилища.
Так как продукт для нас был новым, мы обратились за помощью к вендору. Была проведена трёхсторонняя встреча в ходе которой была продемонстрирована система. Больше всего заказчика заинтересовала возможность хранения истории по документам, процесс согласования и подписания внутренних документов электронной подписью (ЭП).

В «INTERNATIONAL BEVERAGES TASHKENT» понимали важность этого актива и поэтому тоже решили навести порядок в работе с документами.

Как мы внедряли DirectumRX

Перед началом внедрения и настройки мы расспросили клиента о том, чего он ждёт от работ. Клиент предпочел сокращенный тип внедрения. Получились задачи:

  • Совместно настроить структуру компании;
  • Объяснить как перенести и адаптировать, под возможности системы, регламенты согласования документов;
  • Совместно создать шаблоны документов с автоподстановкой необходимых реквизитов и электронной подписи (ЭП).
Совместно были подготовлены документы “Положение об электронном документообороте” и “Приказ о начале внедрения DirectumRX” для юридического подкрепления того, что документация и ее согласование будут проходить через систему электронного документооборота DirectumRX.

Мы составили и согласовали план действий. Расскажем о каждом этапе подробнее.

Установка системы

Так как конфиденциальность внутренней информации является для заказчика первостепенной, система была установлена локально на сервере, с использованием базы данных PostgreSQLВ поставку были включены следующие модули: делопроизводство, договоры, мобильное приложение Jazz.

Настроили структуру

Совместно с администратором мы схематично изобразили структуру компании и перенесли её в систему.

Настроили регламенты согласования

Для настройки регламентов согласования , необходимо определить важные параметры.
Важны следующие характеристики:

  • Последовательность: каждый согласовант должен вступать в процесс на определенном этапе;
  • Сроки: на каждом этапе есть свои сроки нарушение которых может повлиять на производственные и административные процессы;
  • История: каждое действие должно быть сохранено в истории документа для выявления ответственного за нарушение;

Заключение

На данный момент в системе работает более 40 сотрудников, все документы создаются, согласовываются и подписываются в электронном виде, это исключает возможность их потери и невыполнения поручений в срок.

ПОНРАВИЛСЯ ПРОЕКТ? ЗАПРОСИТЕ КОНСУЛЬТАЦИЮ,
И МЫ УСПЕШНО РЕШИМ ВАШУ ЗАДАЧУ!

Последние работы

Документооборот в СП ООО «ТМЗ» (Ташкентский металлургический завод)
2020
В 2020 году Ташкентский металлургический завод запустил проект внедрения системы электронного докумен...
Межведомственный аппаратно-программный комплекс «Единая национальная система труда»
2020
Начиная с 1 января 2020 года в стране вводится электронная трудовая книжка. Она обеспеч...
ЭНТЕРПРАЙЗ СП ООО «САМАРКАНДСКИЙ АВТОМОБИЛЬНЫЙ ЗАВОД»
2020
СП ООО «САМАРКАНДСКИЙ АВТОМОБИЛЬНЫЙ ЗАВОД» — предприятие, производящее коммерческую технику: автобусы...
ЭНТЕРПРАЙЗ АО «УЗТРАНСГАЗ»
2020
АО «УЗТРАНСГАЗ» — одна из крупнейших энергетических компаний в Республике Узбекистан, занимающаяся тр...
КОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ OOO «SMART TECHNOLOGY SYSTEMS»
2020
ООО «SMART TECHNOLOGY SYSTEMS» занимается продажей и монтажом оборудования для видеонаблюдения и конт...
КОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ АК «УЗАВТОСАНОАТ»
2019
АК «УЗАВТОСАНОАТ» — единственный производитель полного спектра легковых автомобилей и коммерческой те...
СП OOO «YUQORICHIRCHIQ METALL INVEST»
2019
ООО «YUQORICHIRCHIQ METALL INVEST» является абсолютно новым предприятием по производству медных шин с...
КОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ ООО «ALLIANCE DEVELOPMENT»
2019
ООО «ALLIANCE DEVELOPMENT» — инновационная девелоперская компания, специализирующаяся как на жилой, т...
КОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ «EMBASSY ALLIANCE TRAVEL»
2019
«EMBASSY ALLIANCE TRAVEL» — туроператор в Малайзии и Сингапуре, который был основан в 2005 году. На с...