+998 (71) 200-34-34

Экономическая эффективность систем электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота в организации выводит её на новый уровень управления и даёт существенный экономический эффект.

По данным Siemens Business Services:
  • 30% времени рабочих групп тратится на поиск и обработку бумажных документов;
  • секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с бумажными документами;
  • у руководителя на нее уходит до 45% рабочего дня;
  • 6% бумажных документов безвозвратно теряются;
  • на согласование бумажных документов тратится 60-70% рабочего времени сотрудников;
  • каждый внутренний бумажный документ копируется до 20 раз.
В результате 20-30% поставленных задач вообще не решаются.

Рабочее время сотрудников это ресурс предприятия, а любой ресурс – это деньги.
Правильное использование ресурсов – залог эффективного управления.

Существует возможность подсчета тех средств, которые могут быть переведены в реальную прибыль и потенциальные возможности для развития организации.

Предположим, что в организации 100 сотрудников, их среднемесячная зарплата составляет 400 000 сум.

При работе с документами «по старинке» сотрудник в среднем затрачивает 30% рабочего времени.

100 сотрудников *  400 000 сум.  * 30% =  12 000 000 сум.  в месяц.

При этом качество, своевременность и контроль обработки документов оставляет желать лучшего.

При работе с документами в системе электронного документооборота сотрудник затрачивает около 10% рабочего времени.

100 сотрудников *  400 000 сум.  * 10% = 4 000 000 сум. в месяц.

Экономическая эффективность использования электронного документооборота в организации численностью 100 сотрудников.

В месяц – 8 000 000 сум.
В год –  8 000 000 сум. * 12 мес. = 96 000 000 сум.


Это та сумма, которая высвобождается из валовых затрат при использовании электронного документооборота и направляется в развитие предприятия.

По данным Nortan Nolan Institute, электронный документ позволяет получить ключевые преимущества:
  • рост производительности труда сотрудников на 25-50%;
  • сокращение времени на создание и обработку документов до 75%;
  • уменьшение расходов на хранение документов до 80%.

Наглядно оценить сокращение временных затрат при работе с электронными документами можно на диаграмме

econom-e.jpeg

Чем больше сотрудников работает с информацией в электронном виде, тем больший экономический эффект принесет проект внедрения СЭД iTs-Office

Количественные и качественные показатели экономического эффекта

Количественные показатели – позволяют убедиться в быстром возврате инвестиций в систему, поддаются количественному измерению и четкой числовой оценке:
  • Сокращение непроизводственных, временных затрат связанных с обработкой документов (регистрация, рассылка, время на поиск документов, время выполнения контрольных операций по документам и поручениям).
  • Ускорение информационных потоков (время передачи документа на исполнение, пересылка документа между структурными подразделениями, время подготовки типовых документов, время согласования типовых документов, ускорение средней скорости распространения информации).
  • Экономия стоимости ресурсов и материалов (сокращение затрат на канцелярию, расходные материалы, снижение затрат на хранение документов).
Качественные показатели – это показатели развития и улучшения каждого из аспектов во внутренней и внешней деятельности организации:
  • Повышение продуктивности работы сотрудников (единое информационное пространство, работа с документами из любой точки мира, эффективный автоматизированный контроль за исполнением документов, упрощение процессов коллективной работы).
  • Снижение рисков (документы не теряются, быстро согласовываются и утверждаются, своевременно доставляются на места, распоряжения руководства выполняются в срок).
  • Изменение корпоративной культуры (унификация управленческих процедур, введение единого высокого стандарта работы, повышение качества исполнения управленческих решений, сближение структурных подразделений организации, объединение накопленных корпоративных знаний, повышение привлекательности для инвестиций, повышение лояльности сотрудников).

Сравнение трудоемкости выполнения ключевых операций приведены в таблице

Выполняемая операция Среднее время обработки бумажного документа Среднее время обработки электронного документа
Регистрация документа 3 мин. 1 мин.
Тиражирование документа 5 мин. 1 мин.
Поиск документа от 7 мин. 2 мин.
Доставка до исполнителя от 10 мин. до 2 дней 2 мин.
Подготовка отчета от 30 мин. 10 мин.
Согласование документа от 4 часов 30 мин.

Использование СЭД iTs-Office обеспечивает экономию ресурсов организации, улучшение деловых коммуникаций во внешней и внутренней среде компании, обеспечивает увеличение прибыли за счет повышения производительности труда сотрудников и уменьшения рисков получения убытков.

Внедрение СЭД iTs-Office является грамотной инвестицией в развитие и увеличение производительности организации, что как никогда актуально в период возросшей конкуренции и усложнившейся экономической ситуации.

Следует учитывать, что для получения максимального эффекта в кратчайшие сроки от внедрения СЭД, необходимо принимать во внимание масштабы организации, ключевые процессы, и другие нюансы. Компания «ИНТЕРСОФТ», опираясь на многолетний опыт внедрений системы электронного документооборота iTs-Office, предлагает своим клиентам различные схемы перехода на электронный документооборот.