+998 (71) 200-34-34

Механизмы системы электронного документооборота

В ходе создания и обработки документов пользователям системы электронного документооборота iTs-Office доступны следующие механизмы:

Автозаполнение документов

Для работы с типовыми документами, а также для того чтобы упростить однотипные операции, пользователи системы электронного документооборота iTs-Office могут использовать механизм автозаполнения, с применением следующих шаблонов:

  • шаблон карточки документа;
  • шаблон вложения;
  • шаблон маршрута движения документа;
  • шаблон резолюции:
    • поручения;
    • рассмотрения;
    • ознакомления.
Модуль СЭД iTs-Office "Шаблоны" представляет собой централизованное хранилище шаблонов, которые являются как корпоративными стандартами, так и индивидуальными наработками сотрудников.

Автоматическое обновление

Механизм автоматического обновления системы электронного документооборота iTs-Office позволяет существенно облегчить процесс удаленного сопровождения системы. С помощью механизма возможна автоматическая проверка текущей версии системы, используемой заказчиком, инсталляция патчей и новых версий системы, уведомление заказчика о новых возможностях системы и событиях компании-разработчика СЭД.

Актуальность документов

Важным механизмом является механизм поддержки актуальности информации. При создании карточки документа указывается срок его актуальности. При наступлении предельной даты срока актуальности документа, система электронного документооборота iTs-Office автоматически уведомляет ответственного по документу о том, что нужно проверить актуальность устаревшего документа. Механизм поддерживает перемещение неактуального документа в архив.

Доверенные лица и делегирование полномочий

Механизм «Делегирование полномочий» позволяет пользователям СЭД iTs-Office исполнять обязанности других пользователей, а также сотрудников, не являющихся пользователями системы электронного документооборота iTs-Office, но занимающих важное место в процессе документооборота организации.

Механизм «Доверенные лица» определяет список пользователей СЭД iTs-Office, которые имеют право подписывать электронные документы в системе от имени доверителя.

Контроль исполнительской дисциплины

Организация эффективного контроля за исполнением заданий и поручений, а также оперативный анализ исполнительской дисциплины в организации возложены на модуль «Контроль исполнительской дисциплины».

Все задания, поручения и другие указания, возникающие в процессе управленческой и деловой деятельности организации, интерпретируются СЭД iTs-Office как поручения. Поручения могут быть двух типов: разовые и периодические. Все множество поручений образует единое многоуровневое дерево за счет иерархических и горизонтальных связей. Поручение может быть связано с конкретной базой данных (источник формирования) и конкретным документом (основание). Кроме этого, в случае необходимости, можно указать пункт либо раздел документа, явившийся основанием поручения.

В ходе исполнения поручения участники обмениваются информацией как по вертикальному контуру (Распорядитель – Контроллер – Исполнитель - Соисполнители), так и по горизонтальному (Соисполнитель - Соисполнитель). Вниз цепочки направляются указания и комментарии. Снизу вверх цепочки приходят: отчеты об исполнении, просьбы о переносе сроков, обоснования задержек, информация о качестве исполнения и полноте информации.

Благодаря информативным представлениям каждый сотрудник имеет необходимую информацию о поручениях, в которых он является распорядителем, контролером, исполнителем либо соисполнителем. На каждом этапе система отслеживает действия участников и формирует соответствующие уведомления и напоминания.

Логирование действий пользователей

Система электронного документооборота iTs-Office имеет в своем составе механизм логирования действий пользователей. Механизм «iTsLog» предназначен для протоколирования операций создания, чтения, изменения, удаления в корзину, восстановления и окончательного удаления документов в базах данных пакета.

Обмен электронными документами с другими организациями

Популярность и востребованность систем комплексного управления информационным пространством организации (систем электронного документооборота) растет с каждым днем. В СЭД iTs-Office уже существует возможность обмена информацией с другими системами.

Ознакомление

Механизм ознакомления предназначен для регистрации факта прочтения и принятия информации к сведению. Механизм предполагает обязательную реакцию. Ответственный имеет возможность контролировать ход ознакомления и выявлять сотрудников, не прошедших его. Существует возможность ограничить процесс сроком, до которого необходимо ознакомиться с документом.

Оповещения

Для уведомления ответственных исполнителей о текущих задачах в системе электронного документооборота iTs-Office используется механизм оперативного оповещения.

Уведомления не позволяют ответственным исполнителям забывать о текущих делах, это значительно повышает общую эффективность работы сотрудников. Механизм оповещений может быть гибко настроен для каждого пользователя системы.

Поиск документов

Механизм поиска документов в системе электронного документооборота iTs-Office предоставляет пользователю возможности поиска документов:
  • на выбранном сервере;
  • на всех доступных серверах;
  • по выбранным атрибутам документа;
  • при помощи штрих-сканера.

Рассмотрение и наложение резолюций

Любой документ после регистрации может быть отправлен на рассмотрение по последовательному или параллельному маршруту. В процессе рассмотрения у руководителя есть возможность наложить резолюцию на документ в виде:
  • рассмотрения;
  • ознакомления;
  • поручения.
Количество резолюций не ограничено. В системе электронного документооборота iTs-Office предусмотрена возможность создания шаблонов резолюции.

Рассылка документов

В случае отсутствия у адресата клиентского рабочего места СЭД iTs-Office, процесс ознакомления заменяется рассылкой документов. В этом случае оповещение и текст документа (опционально с резолюцией) отправляется адресату на электронную почту. Если адрес электронной почты у адресата отсутствует, система выдаст соответствующий отчет.

Регистрация документов

При регистрации каждому документу в СЭД iTs-Office присваивается уникальный регистрационный номер, который формируется автоматически в соответствии с утвержденными в организации правилами нумерации документов. Вид регистрационного номера может быть любой сложности.

Резервное копирование

Механизм резервного копирования системы электронного документооборота iTs-Office предназначен для восстановления данных в оригинальном или новом месте их расположения, в случае их повреждения или разрушения.

Резервное копирование необходимо для возможности быстрого и недорогого восстановления информации в случае утери рабочей копии информации по какой-либо причине. Отличительные характеристики механизма - надёжность хранения информации и простота в администрировании.

Рецензирование и согласование

Механизм согласования документов и другого информационного контента организации используется в каждом хранилище СЭД iTs-Office (Канцелярия, Документы, База знаний, Договоры, Обращения граждан, Согласования).

СЭД iTs-Office позволяет существенно ускорить процесс согласования документов любого типа и формата. При приближении даты окончания сроков согласования рецензенты, которые не дали свои комментарии, получают напоминание. Инициатор процесса согласования получает уведомления о ходе согласования в соответствии с настройками.

Сканирование документов

Механизм быстрого сканирования документов и автоматического импорта их электронных копий в систему осуществляется средствами приложения iTs-ScanDoc. Это приложение интегрировано в интерфейс СЭД iTs-Office и позволяет управлять процессом сканирования непосредственно из системы.

Уведомления

Механизм iTs-Pager предназначен для оперативного оповещения ответственного исполнителя о новых событиях в Lotus Notes и СЭД, он является инструментом своевременного выполнения задач. Механизм выполняет функции интернет-пейджера и почтового агента для серверов Lotus Domino и локальных баз данных Lotus Notes. Кроме того, приложение iTs-Pager является пользовательским интерфейсом для системы фильтрации спама iTs-Aspam.

С помощью механизма iTs-Pager происходит сбор сообщений из календаря, почты, задач Lotus Notes, сбор сообщений из СЭД iTs-Office, создание заявок, определяющих почтовое сообщение как спам.

Формирование отчетности

Для оперативного получения аналитической и статистической информации по обработке документов в СЭД iTs-Office используется механизм автоматического формирования отчетности. Механизм реализован средствами приложения iTs-Repotr.

Шифрование и присвоение ЭЦП

Для обеспечения безопасности информации при ее передвижении в системе электронного документооборота iTs-Office предусмотрена возможность шифрования данных, а также использования электронных цифровых ключей. Механизм шифрования системы электронного документооборота iTs-Office легко интегрируется с решениями любых криптопровайдеров.

Штрих-кодирование документов

Технология штрих-кодирования в системе электронного документооборота iTs-Office позволяет автоматически распознавать документы, подлежащие идентификации. Нанесение штрих-кода на распечатываемый документ позволяет в дальнейшем мгновенно найти в базе данных этот документ. Штрих-код содержит всю необходимую информацию необходимую для однозначной идентификации документа.